Codex × Google Workspace：整理團隊資料

台灣團隊常見的協作工具通常是 Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Notion、Slack、LINE 或 GitHub。這類資料不一定需要一開始就接 API；新手更適合先用「匯出資料、讓 Codex 盤點、再人工確認」的方式。

適合處理什麼

場景	可以交給 Codex 的任務	人工要確認
Google Docs	摘要長文、整理 SOP、拆成任務清單	是否有遺漏決策
Google Sheets	分類欄位、找缺漏資料、產生報告大綱	數字與公式是否正確
Notion	整理資料庫、建立知識卡片、補齊標籤	權限與發布範圍
Slack / LINE 匯出文字	轉成會議紀要、待辦、風險清單	私人資訊是否需要遮蔽

新手安全做法

不要一開始就讓 Codex 直接寫回雲端工具。先把資料匯出成 Markdown、CSV、PDF 或文字檔，放在一個測試資料夾，請 Codex 只讀取和整理。

範例提示詞：

請先閱讀這個資料夾裡的 Google Docs 匯出檔和會議紀錄。
不要修改原檔。
請輸出：
1. 這批資料在講什麼
2. 重要決策
3. 待辦事項
4. 風險與待確認問題
5. 建議整理成哪些 Notion 頁面

Google Sheets / CSV 範例

把試算表下載成 CSV 後，可以這樣問：

請分析這份 CSV。
先不要改檔案。
請列出欄位用途、缺漏值、異常資料、可分群方式，最後產生一份適合主管看的 1 頁摘要。

如果要讓 Codex 寫回新檔，先要求它另存新檔，不要覆蓋原始資料：

請根據分析結果建立一份新的 cleaned-report.csv。
不要覆蓋原始 CSV。
完成後請說明你新增、刪除或修正了哪些欄位。

需要接 API 時

等流程穩定後，再考慮接 Google Drive、Notion、Slack 或 GitHub 的 MCP / API。接 API 前先寫清楚三件事：

• Codex 可以讀哪些資料夾或資料庫。
• Codex 不能讀哪些私人資料、客戶資料或金鑰。
• Codex 是否允許寫回，還是只能產生草稿。

驗收標準

任務完成後，不只看它有沒有輸出文字，還要檢查：

• 是否保留原始資料來源。
• 是否把事實、推論、建議分開。
• 是否列出待人工確認的項目。
• 是否沒有暴露密碼、Token、客戶個資或內部機密。

這個案例的重點不是「接越多工具越好」，而是先讓 Codex 學會整理、盤點、分類和產生可驗收的草稿。